设置自动回复
如果您正在度假,因而暂时无法查看邮件,您可能想将度假通知自动回复给发件人。这项功能由自动回复工具完成,也可以称之为自动回复。除了度假通知之外,公司也可以使用自动回复功能来通知客户:他们的订单或技术支持要求已收到,并会得到尽快处理。自动回复内容也可以包含使用纯文本或 HTML 格式预先写好的信息,同样也可以包含附加的文件。
要为邮箱设置自动回复功能,请执行下列步骤:
- 在您的主页上,单击“邮件”图标。
- 单击您要为其设置自动回复功能的电子邮件地址。
- 单击“工具”组中的“自动回复”图标。
- 如果您不想在自动回复中添加任何文件,请继续进行步骤 5。若要将文件添加到自动回复中:
- 单击“工具”组中的“附件”图标。
- 单击“浏览”找到该文件,选择文件之后,请单击“发送文件”。
此文件即会被添加到附件存储区中,您便可以将此文件添加到多个不同的自动回复中。
- 完成之后,单击
“上一级”并继续进行下一步骤。
- 单击“工具”组中的“添加自动回复”图标。
- 配置自动回复:
- 请将此自动回复名称键入到“自动回复名称”框中。
例如:度假通知。
- 如果您想在离开时将来件转发给其他电子邮件地址,请在“自动回复,将原邮件转发到指定邮件地址”框中指定电子邮件地址。
- 如果您想为任何接收的邮件发送自动回复,请选择“条件”组中的“总是回复”选项。如果您仅想自动回复给正文或主题行包含特定文字的邮件,请选择相应选项,并在输入框中键入该文字组合。
- 默认情况下,接收到的电子邮件主题行将插入到自动回复中。要使用自定义主题,请在“回复”主题输入框中键入所需主题。
- 因为您的联系人可能无法得知他们所收到的邮件是自动回复,他们可能想回复您自动回复的邮件。因此,您应在“回复地址”中指定您的电子邮件地址,否则,他们的邮件将会被发到自动回复器的地址。
- 指定自动回复的邮件格式(“纯文本”或“HTML”)和字符编码(推荐使用“UTF-8”)。如果在自动回复消息中使用 HTML 标记,则应选中“HTML”选项。
- 请在“回复文本”字段键入消息。
- 附加您的文件(如果需要)。若要进行此项操作,请单击“添加附件”按钮,选中您之前上传到附件存储区的文件所对应的复选框,并单击“确定”。若要删除自动回复中的附件,请选中相应复选框,然后单击
“删除所选项”。 - 要限制每天给同一邮件地址发送自动回复的数量,请在位于“限制”下的相应输入框中输入所需数量。
默认设置是每天自动回复至同一地址的电子邮件不超过十次。
- 若要降低邮件服务器加载,您可能想要限制自动回复器需要记住的特定地址数量。若要完成此操作,请在“最多存储”框中输入合适的数字。
- 单击“确定”。
- 单击“工具”组中的“启用”图标。